Die Software für Stahl- und Komplettbau

Materialwirtschaft

Die Materialwirtschaft unterstützt die Beschaffung, Verwaltung und Abrechnung von Stahl- und Zukaufteilen wie Trapezblechen, Gasbeton, Toren, aber auch aller anderen Materialien wie z.B. Bürobedarf. Sie steht damit neben dem Modul „Einkauf von Subunternehmer-Leistungen“, das sich mit der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) von Subunternehmerleistungen beschäftigt. 

Im Folgenden wird der generelle Ablauf der Materialwirtschaft skizziert, wobei Teilschritte fehlen können, wenn nicht alle Module eingesetzt werden.

Foto: Ziemann Stahlbau

Die Materialwirtschaft kennt für das Material fünf verschiedene Bearbeitungsstufen:

  • Der Materialbedarf fällt als Stückliste oder
  • Materialanforderung (Vorbestellung) an.
  • Im Bereich Einkauf werden Bestellvorschläge und
  • Bestellungen bearbeitet.
  • Im Rahmen der Bestandsführung wird der körperliche Bestand verwaltet.

Für Aufträge, bei denen mit der Materialbeschaffung nicht bis zur Eingabe der Stücklisten gewartet werden soll, können im TB Anforderungen (Vorabstücklisten) als Materialbedarf erfasst werden. Wenn später die echten Stücklisten erfasst oder vom CAD übernommen wurden, dienen diese als Bedarf und lösen evtl. vorhandene Anforderungen ab.

 Der Materialbedarf kann bezüglich Abmessung und Termin

  • als unscharfe Anforderung (10 Tonnen IPE 300 werden in Kalenderwoche 34/15 gebraucht) oder
  • als exakte Stücklistenposition (je 10 Stück IPE 300 in 4675 mm – und zwar 3 Stück für Zeichnung 5 und 7 Stück für Zeichnung 12 werden am 05.10.15 gebraucht)

vorliegen.

Soweit möglich, wird der Bedarf manuell oder automatisch im Lager gedeckt, wobei Einzellängen in Lagerlängen kombiniert werden können. Hierbei wird der entsprechende Lagerbestand reserviert.

Das übrige Material wird in Bestellvorschläge übernommen, die dem Einkauf zur Beschaffung vorgelegt werden. Auch hierbei kann manuell oder automatisch kombiniert werden.

Optional kann über eine automatische Staboptimierung unter Berücksichtigung von Spannzugabe und Schnittbreite der Säge sowie individueller Festlegung der Wiederverwendbarkeitslängen eine Kombination der Bedarfslängen und Deckung durch Materialbestand bzw. verfügbare Einsatzlängen vorgenommen werden.

Je Material können individuelle Vorgaben für die automatische Bearbeitung in der Längenoptimierung gemacht werden (siehe Bild links).

Als Ergebnis wird Material aus einer Lagerzeile zur Reservierung vorgeschlagen oder ein Bestellvorschlag gemacht (siehe Bild rechts).

Schnittplan-Liste
Schnittplan-Liste

Der Einkauf startet Anfragen und erstellt ggf. Preisspiegel. Beim Preisspiegel werden optional alternativ angebotene Längen überprüft, ob sie zur Bedarfsdeckung ausreichen. Anschließend werden die Bestellungen gedruckt, optional sind Liefererinnerungen und -mahnungen möglich.

Der Wareneingang wird erfasst, ggf. auch für Teillieferungen. Die Materialentnahmelisten und Fertigungspapiere werden gedruckt. Für die wichtigen Materialsorten weisen sie exakt aus, welche Teile aus welchen Stäben zu fertigen sind. Die Materialentnahme wird gebucht. Wenn geplant entnommen wurde, erfolgt die Buchung auf Kopfdruck automatisch. In SteelOffice werden automatisch Reste gebildet und der Schrott gebucht. Die Rechnungsprüfung erfolgt am Bildschirm unter Rückgriff auf die Bestell- und Wareneingangsdaten.

Aufträge werden mit ihren individuellen Materialeinzelkosten belastet. Auf Wunsch werden die Rechnungen und die Kosten an eine externe FIBU übergeben.

Exakte Übersicht des Bestandes
Blechlager

Änderungen sind die tägliche Praxis im Stahlbau. Ob der Kunde seine technischen Anforderungen ändert, der Lieferant anders anbietet als angefragt, ein Auftrag plötzlich vorgezogen wird, ein anderer storniert wird, Material in anderen Längen kommt als bestellt, der Rechnungspreis von der Bestellung abweicht, die Fertigung anderes Material verwendet als vorgesehen – kaum ein Auftrag läuft genau so durch den Betrieb wie ursprünglich geplant.

Für alle diese Fälle sind in SteelOffice Änderungsmöglichkeiten vorgesehen. Dabei hält das Programm jederzeit eine Übersicht, egal ob Sie Material, das für den einen Auftrag bestellt war, für einen anderen verbrauchen, oder ob Sie den Rechnungspreis korrigieren, nachdem das Material bereits montiert ist. 

Eingangsrechnungen zu Materiallieferungen und Subunternehmerleistungen werden gegen Bestellung oder Lieferschein bzw. gegen Leistungsstand verglichen und rechnerisch geprüft. Akzeptierte Rechnungsdifferenzen werden dabei rückwirkend in der Auftragsbelastung, auch für bereits entnommenes Material und für die Einstandspreise des Materialbestandes, berücksichtigt. Zusätzlich können freie Rechnungen und Gutschriften ohne Bezug auf Materialbestellungen oder Subunternehmer-Leistungen erfasst werden.

Sämtliche Zusammenhänge zwischen Anforderungen, Stücklistenpositionen, Bestellvorschlägen, Bestellpositionen, Wareneingängen, Entnahmen und Rechnungseingängen werden in SteelOffice gespeichert. Dadurch ist das System in der Lage, auf Knopfdruck alle interessanten Auskünfte zu erteilen.

Dazu einige Fragestellungen:

  • Ist das Material für einen Auftrag / eine Zeichnung reserviert und / oder bestellt?
  • Sind alle Bestellungen für einen Auftrag / eine Zeichnung eingegangen?
  • Wie ist der Lagerbestand für ein bestimmtes Material, was ist davon wofür reserviert und welche Bestellungen für dieses Material sind noch nicht geliefert?
  • In welchen Bestellpositionen ist eine bestimmte Anforderung enthalten und welche Teillieferungen sind wann für die Bestellposition eingegangen?
  • Zu welchen Preisen wurde ein bestimmtes Material in den letzten 6 Monaten bei welchen Lieferanten in welchen Mengen bezogen und für welche Aufträge war das?
  • Wie termintreu / in welcher Qualität wurde das Material vom Lieferanten bezogen?

Insbesondere im Zusammenhang mit DIN EN ISO 9000 ff. spielt die Qualitätssicherung eine immer größere Rolle. SteelOffice unterstützt Sie hierbei durch Verwaltung von Fehllieferungscodes. Anhand dieser Codes wird im Rahmen der Lieferantenbewertung nach DIN EN ISO 9000 ff. eine Qualitätszahl auf der Basis der erfolgten Lieferungen ermittelt. Der Eingang von Zeugnissen wird erfasst und verfolgt, die Zeugnisse als Scan oder pdf archiviert.

Die Belastung erfolgt nach der körperlichen Entnahme aus dem Materiallager. Spätere Rückgaben werden auftragsbezogen gutgeschrieben, Schrottanteile werden gesondert ausgewiesen und kontiert.

Die Inventur kann im Rahmen von SteelOffice stichtagbezogen für den gesamten Materialbestand oder begrenzt auf einzelne Materialgruppen durchgeführt werden. SteelOffice unterstützt den Anwender durch automatische Ermittlung und Pflege eines Inventurbewertungspreises (z. B. als gleitender Einstandspreis des Materialbestandes). Die Inventuraufnahme von Stückmaterial kann optional durch eine Barcode basierte Erfassung direkt im Lager vorgenommen werden.